Какво трябва да е готово, преди да започне изработката на сайт

Решението, че фирмата има нужда от нов сайт, обикновено се взема бързо — на една среща, след поредния път, в който сте изпратили презентация по имейл вместо адрес. Трудното идва след това. Обаждате се на някого, разговорът тръгва, и се оказва пълен с въпроси, на които още нямате отговор: кой е основният ви клиент, какво влиза и какво не, кой ще пише текстовете, на чие име стои домейнът.

Тази подготовка не изисква изпълнител. Може да бъде свършена вътре във фирмата и е по-добре да е свършена преди първия разговор, а не по време на проекта. По-долу е редът, по който я правим с клиентите си, обърнат така, че да можете да минете през него сами.

Подготовката е ваша и остава ваша

Материалите, които съберете сега, не са за нас. Те са ваши и вървят с вас при всеки изпълнител, с когото говорите — включително ако накрая изберете друг или отложите проекта за догодина.

Има и по-практична причина. Оферти, които са направени по различни предположения, не се сравняват. Ако трима изпълнители чуят три различни описания на един и същ проект, ще получите три числа, които не значат нищо едно спрямо друго. Един и същ писмен опис, изпратен на всички, е единственият начин разликата в предложенията да е разлика в подхода, а не в това кой какво си е представил.

Стъпка едно: запишете каква работа трябва да свърши сайтът

„Трябва ни сайт“ не е задача. Задача е: „да спрем да обясняваме по телефона какво включва абонаментното обслужване“, „запитванията да идват на едно място, а не в личния чат на управителя“, „кандидатите за работа да виждат кои сме, преди да дойдат на интервю“.

Най-бързият начин да стигнете дотам е да не измисляте нищо. За няколко дни записвайте всеки въпрос, който получавате по телефона, в чата и по имейл. Отворете изпратената поща и вижте кои свои отговори копирате най-често. Този списък е скелетът на бъдещия сайт — въпросите, които се задават всяка седмица, са страниците, които липсват.

Запишете и обратното: какво не искате да се случва. Например запитвания за услуги, които вече не предлагате, или обаждания от градове, в които не работите. Сайтът може да отсее и това, но само ако някой го е формулирал.

Стъпка две: изберете човека, който ще отговаря

Проектите засядат по-често заради вътрешна организация, отколкото заради технически причини. Затова решете предварително три неща.

• Кой води проекта. Един човек, който събира мненията на екипа и ги предава като едно мнение. Не е задължително да е управителят, но трябва да има правото да казва „да“ на текст и на макет.
• Кой има реално право на вето. Обикновено са по-малко хора, отколкото се предполага. Ако собственикът иска да одобри началната страница, това се знае от началото и се планира, вместо да изникне на етап, на който всичко вече е сглобено.
• Кой ще поддържа сайта след пускането. Човекът, който ще сменя цени, ще качва новини и ще добавя услуги. Той трябва да участва в разговорите отсега, защото структурата се прави за него.

Ако тези роли съвпадат в едно лице, това е напълно нормално за по-малка фирма — важното е да е записано, а не да се подразбира.

Стъпка три: съберете фактите в писмен вид

Никой изпълнител не може да напише вместо вас колко струва услугата ви, докъде се простира обхватът ѝ и при какви условия работите. Тези неща съществуват в главите на двама-трима души и се сглобяват наново на всяка среща. Извадете ги оттам сега.

• Услугите. Какво точно включва всяка, къде свършва, какво изисква от клиента.
• Цени или ценови принцип. Дори да не публикувате числа, някой трябва да реши какво казва сайтът, когато го попитат за цена.
• Условия на работа. Срокове, начини на плащане, гаранции, обхват на обслужване по градове или региони.
• Данни за фирмата. Точно наименование, адрес, телефони, работно време, човек за контакт.
• Случаи от практиката. Проекти, клиенти или обекти, за които имате право да разкажете публично — и, което се пропуска, писмено потвърждение от клиента, че имате това право.

Черновата, написана набързо в текстов файл, върши повече работа от идеалния текст, който ще напишете „като имаме време“. Времето няма да се появи, а проектът чака точно тези файлове.

Стъпка четири: проверете какво притежавате

Тази стъпка отнема най-много календарно време и затова се започва първа, независимо че в списъка стои четвърта. Проверката зависи от трети страни — предишен изпълнител, регистратор на домейни, бивш служител — и отговорите им не идват веднага.

• Домейнът. На чие име е регистриран, при кой регистратор, докога е платен и на кой имейл идват съобщенията за подновяване. Ако този имейл е на човек, който вече не работи при вас, това е първото нещо за оправяне.
• Хостингът. Къде стои сегашният сайт и кой има достъп до контролния панел.
• Аналитичните профили. Има ли изобщо такива, на чий акаунт стоят и има ли достъп някой от вашата фирма.
• Профилът в Google и социалните мрежи. Кой ги администрира днес и кой може да добави нов администратор.
• Сегашният сайт. Ако има такъв — кои страници носят посещения в момента. Този списък решава кои адреси трябва да бъдат пренасочени и е разликата между спокойно и скъпо пускане.

Стъпка пет: решете какво съзнателно не влиза в първата версия

По време на проект се раждат идеи. Втори език, блог, календар за записване, клиентски профили, онлайн продажби, калкулатор. Всяка от тях е разумна сама по себе си и всяка мести срока, ако се вмъкне в движение.

Затова направете втори списък — „не сега“. В него отиват идеите, които остават за следваща фаза. Това не ги отменя; напротив, записаната идея се връща по-лесно, отколкото спорът дали изобщо е била уговорена. Границите на обхвата са описани подробно на страницата за изработка на уебсайт, но първото отсяване е ваше и се прави сега.

Какво се пропуска почти всеки път

• Снимките. Реални снимки на екипа, обектите и работата ви не се появяват от само себе си. Ако ги нямате, някой трябва да ги възложи — и това тече паралелно с проекта, а не след него.
• Логото във векторен формат. Файлът от визитките отпреди години обикновено не става за екран.
• Адресът, на който ще идват запитванията. Пощенска кутия, която някой чете всеки ден, а не адрес, създаден за случая и забравен.
• Правните текстове. Политика за поверителност и общи условия изискват юрист. Ако още не сте говорили с такъв, започнете сега.
• Хората, които ще пипат сайта после. Обучението има смисъл само ако конкретният човек е известен предварително и има време за него.

Парите: рамката се решава вътрешно

Преди да питате когото и да е за цена, решете вътре във фирмата две неща: докъде сте готови да стигнете и от чий бюджет излиза това. Разговорът за обхват без такава рамка се върти безкрайно, защото всяко предложение изглежда или прекалено голямо, или недостатъчно.

Решете и второто, което се забравя редовно: сайтът има и текущи разходи — домейн, хостинг, обновявания, резервни копия. Те не са еднократни и е по-добре да са предвидени отсега. Ориентировъчните диапазони по услуги стоят на страницата с цените.

Как да разберете, че сте готови

Минете през тези въпроси. Ако отговаряте с „да“ на всеки от тях, подготовката ви е свършена.

1. Можете да кажете с едно изречение каква работа трябва да върши сайтът вместо вас.
2. Знаете кой е основният посетител, за когото се прави началната страница.
3. Има един човек, който води проекта и има право да одобрява.
4. Знаете поименно кой друг трябва да каже мнението си и в кой момент.
5. Описанията на услугите и условията съществуват в писмен вид, дори като чернова.
6. Знаете на чие име стои домейнът и кога изтича.
7. Имате снимки или възложена работа по тях.
8. Имате списък „не сега“ с идеите за следваща фаза.
9. Знаете кой ще поддържа съдържанието след пускането.
10. Имате рамка на бюджета, включително текущите месечни разходи.

Ако по няколко точки отговорът е „не“, това не е причина да отлагате разговора. Причина е да го започнете с тях. Напишете направо в запитването кои неща още не са решени — по-полезно е от общо описание, което звучи подредено, но крие мястото, където проектът ще спре.